MERENCANAKAN PERJALANAN BISNIS

A.    KEBIJAKAN TRAVELLING/PERJALANAN

Pengurusan perjalanan dinas/bisnis pimpinan dapat dilakukan dengan cara:

1.    In House Travelling Departement

Perusahaan mempunyai departemen yang khusus mengatur perjalanan dinas/bisnis pimpinan, dalam hal ini sekretaris tidak lepas tangan bahkan sebaliknya membuat satu check list berkenaan dengan persiapan perjalanan bisnis. Contoh, Travel check list.

TRAVEL CHECKLIST

Perjalanan Dinas ke Luar Negeri	Nama	: ..................	Tgl. Berangkat	: ......................
			Waktu Berangkat	: ......................
	Tujuan ke	: ..................	Jenis Kendraan yg Digunakan	: ......................
			Tgl. Tiba	: ......................
			Waktu Tiba	: ......................

               

No. Urut	Keterangan	Hasil Pemeriksaan	Check Mark
1.	Vaccinasi (Health certificate)
2.	Passport + Exit Permit
3.	Visa
4.	SIM International
5.	Dokumen rapat
6.	Laptop
7.	Notes book + alat tulis
8.	Kertas HVS + amplop polos
9.	Trip funds uang asing
10.	Tiket
11.	Kartu nama
12.	Buku alamat + no. Telepon
13.	Peta
14.	Obat-obatan
15.	Kop surat + amplop
16.	Handphone
17.	Perlengkapan audiovisual
18.	Itenerary
19.	Kamus saku
20.	Kacamata
21.	Tas tangan (hand baggage)
22.	Credit card
23.	Tas pakaian
24.	Tas jas
25.	Tas kantor
26.	Hotel reservation

Mengetahui:                                                                              Yang Memeriksa,

..........................                                                                      ...........................

Pimpinan                                                                                  Sekretaris

2.    Biro Perjalanan (Travell Agent)

Pengurusan perjalanan bisnis pimpinan diserahkan kepada biro perjalanan (Travell Agent). Sekretaris harus tetap bertanggung jawab dalam perencanaan, menyusun jadwal perjalanan, menyusun acara kegiatan, sampai pada tersedianya dokumen tepat pada waktunya.

3.    Sekretaris Pengurus  Sendiri Perjalanan Dinas Pimpinan

Sekretaris perlu mencari informasi tentang cara pengurusan dokumen perjalanan. Seperti : Pasport, Visa, reservasi tiket, hotel dan lain sebagainya.

B.    JENIS-JENIS PERJALANAN DINAS

1.    Perjalanan Dinas di Dalam Negeri

·         Perjalanan dinas antar kota dalam satu provinsi

·         Perjalanan dinas antar kota dan antar provinsi

Dokumen yang perlu disiapkan:

·         Daftar perjalanan dinas (waktu, janji temu, kegiatan, tanggal)

·         Surat tugas

·         Surat perintah perjalanan dinas

2.    Perjalanan Dinas ke Luar Negeri atau antar Negara

Dokumen yang perlu disiapkan:

a.   Pasport, berisikan identitas pemilik, berlaku sebagai tanda pengenal

-            Pasport biasa adalah pasport untuk masyarakat umum berwarna hijau dengan masa berlaku 5 tahun.

-            Pasport pelajar atau mahasiswa

-            Pasport keluarga

-            Pasport untuk bekerja

-            Pasport untuk pelaut

-            Pasport dinas

-            Pasport diplomatik

-            Pasport haji

-            Pasport khusus

b.  Exit Permit

Yaitu ijin meninggalkan tempat tinggalnya untuk bepergian ke negara lain untuk sementara waktu.

Bentuk Exit Permit berupa cap/tempel yang diterapkan pada lembaran pasport masa berlakunya 3 bulan.

c.   Fiskal

Surat keterangan bahwa seseorang telah membayar pajak kepada negaranya untuk suatu perjalanan ke luar negeri, biaya Fiskal Rp. 2.500.000,-

d.  Sertifikat kesehatan

Adalah surat keterangan tentang bebas penyakit menular/vaksinasi.

e.   Visa

Adalah surat ijin tinggal ke suatu negara. Keterangan yang dicantumkan ke dalam visa adalah berupa lama seseorang di perkenankan tinggal di negara yang akan dikunjunginya.

Macam-macam Visa:

Ø  Transit Visa

Adalah Visa yang diberikan kepada penumpang yang singgah pada suatu kota di suatu negara, biasanya 1-3 hari lalu melanjutkan perjalanannya lagi.

Ø  Tourist Visa

Visa yang diperuntukan bagi orang-orang yang mengadakan perjalanan untuk tujuan pariwisata. Tourist Visa berlaku untuk 1 atau 2 bulan.

Ø  Business Visa

Visa yang diperuntukan bagi para travellen yang akan mengadakan kunjungan bisnis.

Ø  Official Visa

Visa yang diberikan kepada pejabat resmi dari suatu negara yang diberikan secara gratis sebagai tanda persahabatan antara kedua negara.

Ø  Diplomatik Visa

Ø  Immigrant Visa

C.   INFORMASI PERJALANAN

1.    Tujuan Perjalanan

Tujuan perjalanan bisnis pimpinan harus diketahui agar sekretaris dapat mempersiapkan dokumen-dokumen yang harus dibawa sesuai dengan tujuan perjalanan bisnis tersebut.

2.    Waktu Keberangkatan dan Tempat Tujuan

Sekretaris harus mengetahui dengan pasti tentang hari, tanggal, bulan dan jam berapa pimpinan akan memulai perjalanannya. Selain itu sekretaris perlu mengetahui pimpinan akan singgah di tempat mana saja selama perjalanannya.

3.    Transportasi

Ada berapa jenis transportasi yang biasa digunakan pimpinan pada waktu mengadakan perjalanan bisnis baik di dalam negeri maupun ke luar negeri, seperti:

a.    Kereta api, trem, subway, monorail

b.    Mobil pribadi, kendaraan milik perusahaan, bus, taksi, travel

c.    Kapal laut, jet foil, ferry

d.    Pesawat udara.

Sekretaris juga harus mengetahui airlines yang mana yang disukai pimpinan juga nama-nama bandara dan pelabuhan yang ada di dalam maupun diluar negeri.

Disamping itu sekretaris juga harus mengetahui jenis pelayanan airlines yang diinginkan pimpinan, apakah kelas ekonomi, kelas bisnis, kelas eksekutif, atau kelas utama.

Masih ada  beberapa hal lain yang harus diketahui sekretaris, antara lain:

-       Perubahan pemesanan

Sekretaris harus menghubungi pihak airlines apabila ada sebagian atau keseluruhan rencana perjalanan mengalami perubahan.

-       Open return

Yaitu tiket dapat dipakai untuk perjalanan yang belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali.

-       Shuttle service

Adalah penerbangan pulang pergi dalam 1 negara.

-       Pembayaran untuk tiket

-       Baggage (bagasi)

Bagasi adalah barang yang dibawa penumpang di dalam perjalanan. Jenis bagasi penumpang dibedakan menjadi:

a.    Bagasi terdaftar (check baggage)

Yaitu bagasi terdaftar dan dimuat di tempat khusus barang di dalam pesawat yang disebut baggage compartement.

b.    Bagasi tidak terdaftar (unchecked baggage)

Yaitu barang bawaan yang dibawa sendiri oleh penumpang ke dalam kabin pesawat.

Berdasarkan peraturan IATA (International Air Transport Association) ada 2 macam unchecked baggage sebagai berikut:

1.    Free Carry on Item

Adalah barang bawaan yang boleh dibawa ke dalam kabin penumpang tanpa harus ditimbang.  Contoh: payung, jas hujan, kamera, buku bacaan, overcoat/jas musim dingin, makanan/minuman/pakaian, untuk bayi yang diperlukan selama dalam perjalanan.

2.    Cabin baggage

Adalah barang bawaan dalam jumlah terbatas yang boleh dibawa masuk ke dalam kabin penumpang dan harus melalui proses penimbangan bersama checked baggage. Yang  termasuk kategori cabin baggage antara lain: tas wanita, beautiful case, tas kantor, mesin tik portabel, laptop.

c.    Weight concept

Pada weight concept setiap penumpang mendapat jatah membawa bagasi dengan ketentuan:

·      Kelas utama    :           40 kg

·      Kelas bisnis      :           30 kg

·      Kelas ekonomi :           20 kg

4.    Akomodasi

Pada umumnya perjalanan dinas pimpinan memerlukan resevasi hotel.

a.    Tipe Akomodasi

-       Hotel

-       Motel/motor-hotel/motor-inn/motor-court

-       Boarding House, Guest house, pension de famille (di Indonesia, kira-kira disebut wisma yang disewakan)

-       Condominium hotel

-       Private hotel

-       Marina, boatel, nautel (merupakan bangunan permanen yang berada diatas air dan memiliki jalan masuk yang dibuat seperti jalan masuk ke kapal, sehingga mengesankan seperti pelabuhan kecil. Bentuk bangunannya seperti hotel biasa atau kadang-kadang kapal diam yang di modifikasi hotel)

-       Floating hotel, cruiser, passengger ship, house boat, marine hotel, aquatel (bentuk penginapan yang terdapat di tepi sungai, terusan atau laut dengan ciri-ciri khusu, antara lain menggunakan perahu atau kapal laut yang berlayar dari suatu tempat ke tempat lain, dan memiliki jumlah tamu tertentu selama perjalanan yang sudah ditentukan).

b.    Klasifikasi hotel

Klasifikasi hotel dapat dirumuskan berdasarkan beberapa segi, antara lain:

1.    Harga jual

-       European plan hotel (hotel dengan harga jual hanya untuk kamar saja)

-       American plan hotel (hotel dengan harga jual untuk kamar dengan satu kali dua kali atau tiga kali makan)

-       De-luxe hotel (hotel dengan harga jual paling mahal)

-       First class hotel (hotel dengan harga jual medium rates/menengah)

-       Economy hotel (hotel dengan harga jual terendah)

2.    Jumlah kamar

-       Small hotel (hotel dengan jumlah kamar terendah, maksimal 25 kamar)

-       Medium hotel (hotel dengan jumlah kamar diantara hotel kecil dan hotel besar, misalnya antara 26 kamar sd 299 kamar)

-       Large hotel (hotel dengan jumlah kamar minimal 300 buah)

3.    Tipe tamu hotel

-       Family hotel (hotel untuk keluarga)

-       Business hotel (hotel untuk pengusaha)

-       Tourist hotel (hotel untuk wisatawan)

-       Transit hotel (hotel untuk tamu yang singgah untuk sementara)

-       Cure hotel (hotel untuk tamu ingin berobat, juga dikenal dengan sebutan spa, thermal. Contoh, Javana spa di kaki gunung salak)

4.    Lamanya tamu hotel tinggal

-       Transit hotel (hotel dengan lama tinggal tamu rata-rata semalam)

-       Residential hotel (hotel dengan lama tinggal tamu cukup lama)

-       Semi-residential hotel (hotel dengan lama tinggal tamu lebih dari satu hari tetapi tetap dalam jangka waktu pendek)

5.    Lokasi hotel

-       City hotel (hotel yang terletak di kota-kota besar terutama ibu kota)

-       Urban hotel (hotel yang terletak di dekat kota)

-       Suburb hotel (hotel yang terletak di daerah pinggiran kota/kota satelit)

-       Resort hotel (hotel yang terletak di daerah peristirahatan, misalnya: beach hotel di beach resort, mountain hotel di mountain resort, lake hotel di lake resort)

-       Airport hotel (hotel yang terletak di are pelabuhan udara)

6.    Aktivitas tamu hotel

-       Sport hotel (hotel yang merupakan bagian dari satu kompleks olah raga. Misalnya: the century park hotel, Senayan)

-       Ski hotel (hotel khusus untuk tamu yang akan bermain ski)

-       Convention hotel (hotel sebagai bagian dari komplek konvensional)

c.    Tipe kamar tidur hotel

1.    Standard Room/Regular Room

2.    Superior Room

3.    Twin Bedded Room

4.    Family Room

5.    Dauble Bedded Room

6.    Single Bedded Room

7.    Connecting Room

8.    Adjoining Room

9.    Extra Used 

10.  Studio Room

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mempersiapkan akomodasi penginapan antara lain meliputi :

a.    Pemesanan Kamar

Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui  telepon, surat, fax, komputer dilakukan minimal sehari sebelumnya.

Manfaat yang dapat diperoleh jika tamu melakukan pemesanan kamar yaitu:

-            tamu  mendapatkan kamar yang telah dipesan sudah tersedia pada   saat check in.

-            tamu dapat memperkirakan berapa biaya yang harus dikeluarkan selama menginap di hotel.

b.    Check In

Check in ialah pertama masuk hotel, ini dilakukan di bagian reservation, yakni jika pemesan telah mengetahui bahwa kamar yang telah diinginkan tersedia, pemesan dapat langsung mengisi reservation card kemudian pemesan akan diberi keterangan mengenai fasilitas-fasilitas dan sarana dari hotel tersebut.

c.    Cara Pembayaran

Pembayaran bisa dilakukan dengan cara:

-       Advance deposit yaitu tamu  membayar harga kamar sebagai jaminan atas pemesanan kamarnya.

-       Prepayment yaitu tamu membayar penuh untuk harga kamar sesuai masa tingalnya di hotel sebelum ia menginap di hotel.

Registrasi & Check In

Pada saat datang tamu akan dimintai  untuk membayar deposit untuk jaminan kamar  dan transaksi yang mungkin akan dilakukan. Deposit ini dapat dilakukan dengan menggunakan uang tunai, kartu kredit, atau surat jaminan dari perusahaan.

d.    Check Out

Check out ialah saat dimana tamu  meninggalkan hotel,pada umumnya di lakukan pada pkl.12.00 pada siang hari terakhir dengan memberikan kunci kamar. 

                                                                       

5.    Trip Funds/Traveller’s Cheques

Sebaiknya sekretaris menyarankan membawa mata uang negara yang akan dikunjungi apabila mengadakan perjalanan bisnis ke luar negeri.

Disamping itu pimpinan  harus dibekali:

-       Uang Tunai

-       Kartu Kredit (Credit Card)

-       Traveller’s Check (Cek Bepergian)

-       Letter Of Credit (L/C)

By: Masfufah_smkkp2bdg