A. KEBIJAKAN TRAVELLING/PERJALANAN
Pengurusan perjalanan dinas/bisnis
pimpinan dapat dilakukan dengan cara:
1. In
House Travelling Departement
Perusahaan
mempunyai departemen yang khusus mengatur perjalanan dinas/bisnis pimpinan,
dalam hal ini sekretaris tidak lepas tangan bahkan sebaliknya membuat satu
check list berkenaan dengan persiapan perjalanan bisnis. Contoh, Travel check
list.
TRAVEL
CHECKLIST
|
Perjalanan Dinas ke Luar Negeri
|
Nama
|
: ..................
|
Tgl. Berangkat
|
:
......................
|
|
Waktu Berangkat
|
:
......................
|
|||
|
Tujuan ke
|
: ..................
|
Jenis Kendraan yg
Digunakan
|
:
......................
|
|
|
Tgl. Tiba
|
:
......................
|
|||
|
Waktu Tiba
|
:
......................
|
|
No. Urut
|
Keterangan
|
Hasil Pemeriksaan
|
Check Mark
|
|
1.
|
Vaccinasi
(Health certificate)
|
|
 |
|
2.
|
Passport
+ Exit Permit
|
|
|
|
3.
|
Visa
|
|
|
|
4.
|
SIM
International
|
|
|
|
5.
|
Dokumen
rapat
|
|
|
|
6.
|
Laptop
|
|
 |
|
7.
|
Notes
book + alat tulis
|
|
 |
|
8.
|
Kertas
HVS + amplop polos
|
|
|
|
9.
|
Trip
funds uang asing
|
|
|
|
10.
|
Tiket
|
|
|
|
11.
|
Kartu
nama
|
|
|
|
12.
|
Buku
alamat + no. Telepon
|
|
|
|
13.
|
Peta
|
|
|
|
14.
|
Obat-obatan
|
|
|
|
15.
|
Kop
surat + amplop
|
|
|
|
16.
|
Handphone
|
|
|
|
17.
|
Perlengkapan
audiovisual
|
|
|
|
18.
|
Itenerary
|
|
|
|
19.
|
Kamus
saku
|
|
|
|
20.
|
Kacamata
|
|
|
|
21.
|
Tas
tangan (hand baggage)
|
|
|
|
22.
|
Credit
card
|
|
|
|
23.
|
Tas
pakaian
|
|
|
|
24.
|
Tas
jas
|
|
|
|
25.
|
Tas
kantor
|
|
|
|
26.
|
Hotel
reservation
|
|
|
Mengetahui: Yang
Memeriksa,
.......................... ...........................
Pimpinan Sekretaris
2. Biro
Perjalanan (Travell Agent)
Pengurusan
perjalanan bisnis pimpinan diserahkan kepada biro perjalanan (Travell Agent).
Sekretaris harus tetap bertanggung jawab dalam perencanaan, menyusun jadwal
perjalanan, menyusun acara kegiatan, sampai pada tersedianya dokumen tepat pada
waktunya.
3. Sekretaris
Pengurus Sendiri Perjalanan Dinas
Pimpinan
Sekretaris
perlu mencari informasi tentang cara pengurusan dokumen perjalanan. Seperti : Pasport,
Visa, reservasi tiket, hotel dan lain sebagainya.
B. JENIS-JENIS PERJALANAN DINAS
1. Perjalanan
Dinas di Dalam Negeri
·
Perjalanan
dinas antar kota dalam satu provinsi
·
Perjalanan
dinas antar kota dan antar provinsi
Dokumen yang perlu disiapkan:
·
Daftar
perjalanan dinas (waktu, janji temu, kegiatan, tanggal)
·
Surat
tugas
·
Surat
perintah perjalanan dinas
2. Perjalanan
Dinas ke Luar Negeri atau antar Negara
Dokumen
yang perlu disiapkan:
a.
Pasport,
berisikan identitas pemilik, berlaku sebagai tanda pengenal
-
Pasport
biasa adalah pasport untuk masyarakat umum berwarna hijau dengan masa berlaku 5
tahun.
-
Pasport
pelajar atau mahasiswa
-
Pasport
keluarga
-
Pasport
untuk bekerja
-
Pasport
untuk pelaut
-
Pasport
dinas
-
Pasport
diplomatik
-
Pasport
haji
-
Pasport
khusus
b. Exit
Permit
Yaitu
ijin meninggalkan tempat tinggalnya untuk bepergian ke negara lain untuk
sementara waktu.
Bentuk
Exit Permit berupa cap/tempel yang diterapkan pada lembaran pasport masa
berlakunya 3 bulan.
c. Fiskal
Surat
keterangan bahwa seseorang telah membayar pajak kepada negaranya untuk suatu
perjalanan ke luar negeri, biaya Fiskal Rp. 2.500.000,-
d. Sertifikat
kesehatan
Adalah
surat keterangan tentang bebas penyakit menular/vaksinasi.
e. Visa
Adalah
surat ijin tinggal ke suatu negara. Keterangan yang dicantumkan ke dalam visa
adalah berupa lama seseorang di perkenankan tinggal di negara yang akan
dikunjunginya.
Macam-macam
Visa:
Ø
Transit Visa
Adalah
Visa yang diberikan kepada penumpang yang singgah pada suatu kota di suatu
negara, biasanya 1-3 hari lalu melanjutkan perjalanannya lagi.
Ø
Tourist Visa
Visa
yang diperuntukan bagi orang-orang yang mengadakan perjalanan untuk tujuan
pariwisata. Tourist Visa berlaku untuk 1 atau 2 bulan.
Ø
Business Visa
Visa
yang diperuntukan bagi para travellen yang akan mengadakan kunjungan bisnis.
Ø
Official Visa
Visa
yang diberikan kepada pejabat resmi dari suatu negara yang diberikan secara
gratis sebagai tanda persahabatan antara kedua negara.
Ø
Diplomatik Visa
Ø
Immigrant Visa
C. INFORMASI PERJALANAN
1. Tujuan
Perjalanan
Tujuan perjalanan
bisnis pimpinan harus diketahui agar sekretaris dapat mempersiapkan
dokumen-dokumen yang harus dibawa sesuai dengan tujuan perjalanan bisnis
tersebut.
2. Waktu
Keberangkatan dan Tempat Tujuan
Sekretaris
harus mengetahui dengan pasti tentang hari, tanggal, bulan dan jam berapa
pimpinan akan memulai perjalanannya. Selain itu sekretaris perlu mengetahui
pimpinan akan singgah di tempat mana saja selama perjalanannya.
3. Transportasi
Ada
berapa jenis transportasi yang biasa digunakan pimpinan pada waktu mengadakan
perjalanan bisnis baik di dalam negeri maupun ke luar negeri, seperti:
a.
Kereta
api, trem, subway, monorail
b.
Mobil
pribadi, kendaraan milik perusahaan, bus, taksi, travel
c.
Kapal
laut, jet foil, ferry
d.
Pesawat
udara.
Sekretaris juga harus mengetahui airlines
yang mana yang disukai pimpinan juga nama-nama bandara dan pelabuhan yang ada
di dalam maupun diluar negeri.
Disamping itu sekretaris juga harus
mengetahui jenis pelayanan airlines yang diinginkan pimpinan, apakah kelas
ekonomi, kelas bisnis, kelas eksekutif, atau kelas utama.
Masih ada beberapa hal lain yang harus diketahui
sekretaris, antara lain:
-
Perubahan pemesanan
Sekretaris
harus menghubungi pihak airlines apabila ada sebagian atau keseluruhan rencana
perjalanan mengalami perubahan.
-
Open return
Yaitu
tiket dapat dipakai untuk perjalanan yang belum diketahui dengan pasti kapan
akan kembali.
-
Shuttle service
Adalah
penerbangan pulang pergi dalam 1 negara.
-
Pembayaran untuk tiket
-
Baggage (bagasi)
Bagasi
adalah barang yang dibawa penumpang di dalam perjalanan. Jenis bagasi penumpang
dibedakan menjadi:
a. Bagasi
terdaftar (check baggage)
Yaitu
bagasi terdaftar dan dimuat di tempat khusus barang di dalam pesawat yang
disebut baggage compartement.
b. Bagasi
tidak terdaftar (unchecked baggage)
Yaitu
barang bawaan yang dibawa sendiri oleh penumpang ke dalam kabin pesawat.
Berdasarkan
peraturan IATA (International Air
Transport Association) ada 2 macam unchecked baggage sebagai berikut:
1. Free
Carry on Item
Adalah
barang bawaan yang boleh dibawa ke dalam kabin penumpang tanpa harus
ditimbang. Contoh: payung, jas hujan,
kamera, buku bacaan, overcoat/jas musim dingin, makanan/minuman/pakaian, untuk
bayi yang diperlukan selama dalam perjalanan.
2. Cabin
baggage
Adalah
barang bawaan dalam jumlah terbatas yang boleh dibawa masuk ke dalam kabin
penumpang dan harus melalui proses penimbangan bersama checked baggage.
Yang termasuk kategori cabin baggage
antara lain: tas wanita, beautiful case, tas kantor, mesin tik portabel, laptop.
c. Weight
concept
Pada
weight concept setiap penumpang mendapat jatah membawa bagasi dengan ketentuan:
·
Kelas
utama : 40
kg
·
Kelas
bisnis : 30 kg
·
Kelas
ekonomi : 20
kg
4. Akomodasi
Pada
umumnya perjalanan dinas pimpinan memerlukan resevasi hotel.
a. Tipe
Akomodasi
-
Hotel
-
Motel/motor-hotel/motor-inn/motor-court
-
Boarding
House, Guest house, pension de famille (di Indonesia, kira-kira disebut wisma
yang disewakan)
-
Condominium
hotel
-
Private
hotel
-
Marina,
boatel, nautel (merupakan bangunan permanen yang berada diatas air dan memiliki
jalan masuk yang dibuat seperti jalan masuk ke kapal, sehingga mengesankan
seperti pelabuhan kecil. Bentuk bangunannya seperti hotel biasa atau
kadang-kadang kapal diam yang di modifikasi hotel)
-
Floating
hotel, cruiser, passengger ship, house boat, marine hotel, aquatel (bentuk
penginapan yang terdapat di tepi sungai, terusan atau laut dengan ciri-ciri
khusu, antara lain menggunakan perahu atau kapal laut yang berlayar dari suatu
tempat ke tempat lain, dan memiliki jumlah tamu tertentu selama perjalanan yang
sudah ditentukan).
b. Klasifikasi
hotel
Klasifikasi
hotel dapat dirumuskan berdasarkan beberapa segi, antara lain:
1. Harga
jual
-
European
plan hotel (hotel dengan harga jual hanya untuk kamar saja)
-
American
plan hotel (hotel dengan harga jual untuk kamar dengan satu kali dua kali atau
tiga kali makan)
-
De-luxe
hotel (hotel dengan harga jual paling mahal)
-
First
class hotel (hotel dengan harga jual medium rates/menengah)
-
Economy
hotel (hotel dengan harga jual terendah)
2. Jumlah
kamar
-
Small
hotel (hotel dengan jumlah kamar terendah, maksimal 25 kamar)
-
Medium
hotel (hotel dengan jumlah kamar diantara hotel kecil dan hotel besar, misalnya
antara 26 kamar sd 299 kamar)
-
Large
hotel (hotel dengan jumlah kamar minimal 300 buah)
3. Tipe
tamu hotel
-
Family
hotel (hotel untuk keluarga)
-
Business
hotel (hotel untuk pengusaha)
-
Tourist
hotel (hotel untuk wisatawan)
-
Transit
hotel (hotel untuk tamu yang singgah untuk sementara)
-
Cure
hotel (hotel untuk tamu ingin berobat, juga dikenal dengan sebutan spa,
thermal. Contoh, Javana spa di kaki gunung salak)
4. Lamanya
tamu hotel tinggal
-
Transit
hotel (hotel dengan lama tinggal tamu rata-rata semalam)
-
Residential
hotel (hotel dengan lama tinggal tamu cukup lama)
-
Semi-residential
hotel (hotel dengan lama tinggal tamu lebih dari satu hari tetapi tetap dalam
jangka waktu pendek)
5. Lokasi
hotel
-
City
hotel (hotel yang terletak di kota-kota besar terutama ibu kota)
-
Urban
hotel (hotel yang terletak di dekat kota)
-
Suburb
hotel (hotel yang terletak di daerah pinggiran kota/kota satelit)
-
Resort
hotel (hotel yang terletak di daerah peristirahatan, misalnya: beach hotel di
beach resort, mountain hotel di mountain resort, lake hotel di lake resort)
-
Airport
hotel (hotel yang terletak di are pelabuhan udara)
6. Aktivitas
tamu hotel
-
Sport
hotel (hotel yang merupakan bagian dari satu kompleks olah raga. Misalnya: the
century park hotel, Senayan)
-
Ski
hotel (hotel khusus untuk tamu yang akan bermain ski)
-
Convention
hotel (hotel sebagai bagian dari komplek konvensional)
c. Tipe
kamar tidur hotel
1.
Standard
Room/Regular Room
2.
Superior
Room
3.
Twin
Bedded Room
4.
Family
Room
5.
Dauble
Bedded Room
6.
Single
Bedded Room
7.
Connecting
Room
8.
Adjoining
Room
9.
Extra
Used
10. Studio Room
Langkah-langkah yang harus dilakukan
dalam mempersiapkan akomodasi penginapan antara lain meliputi :
a. Pemesanan
Kamar
Pemesanan
kamar dapat dilakukan melalui telepon, surat,
fax, komputer dilakukan minimal sehari sebelumnya.
Manfaat
yang dapat diperoleh jika tamu melakukan pemesanan kamar yaitu:
-
tamu
mendapatkan kamar yang telah dipesan
sudah tersedia pada saat check in.
-
tamu
dapat memperkirakan berapa biaya yang harus dikeluarkan selama menginap di
hotel.
b. Check
In
Check in
ialah pertama masuk hotel, ini dilakukan di bagian reservation, yakni jika pemesan
telah mengetahui bahwa kamar yang telah diinginkan tersedia, pemesan dapat
langsung mengisi reservation card kemudian pemesan akan diberi keterangan
mengenai fasilitas-fasilitas dan sarana dari hotel tersebut.
c. Cara
Pembayaran
Pembayaran
bisa dilakukan dengan cara:
-
Advance
deposit yaitu tamu membayar harga kamar
sebagai jaminan atas pemesanan kamarnya.
-
Prepayment
yaitu tamu membayar penuh untuk harga kamar sesuai masa tingalnya di hotel
sebelum ia menginap di hotel.
Registrasi & Check In
Pada saat
datang tamu akan dimintai untuk membayar
deposit untuk jaminan kamar dan
transaksi yang mungkin akan dilakukan. Deposit ini dapat dilakukan dengan
menggunakan uang tunai, kartu kredit, atau surat jaminan dari perusahaan.
d. Check
Out
Check out
ialah saat dimana tamu meninggalkan
hotel,pada umumnya di lakukan pada pkl.12.00 pada siang hari terakhir dengan
memberikan kunci kamar.
5. Trip
Funds/Traveller’s Cheques
Sebaiknya
sekretaris menyarankan membawa mata uang negara yang akan dikunjungi apabila
mengadakan perjalanan bisnis ke luar negeri.
Disamping
itu pimpinan harus dibekali:
-
Uang
Tunai
-
Kartu
Kredit (Credit Card)
-
Traveller’s
Check (Cek Bepergian)
-
Letter
Of Credit (L/C)
By: Masfufah_smkkp2bdg
